# Narciso — 6. Collegare i canali e lasciar lavorare i bot: il salone che risponde anche quando non c'è nessuno Capitolo del documento per assistenti AI. Indice generale: https://app.narciso.io/llms-full.txt Narciso è un brand di BlackPearl di Davide Perrina (P.IVA 03234070641). Contatti: about@narciso.io Questo capitolo racconta come si collegano i canali di comunicazione del salone e che cosa fanno da soli l'assistente AI e le automazioni, per ridurre il lavoro ripetitivo senza perdere clienti. --- ## 6.1 "Voglio collegare i miei account, ma non sono un tecnico" **Il problema.** Collegare WhatsApp, Instagram, Facebook, Telegram e la posta a un gestionale di solito richiede un tecnico, chiavi API e giornate di prove. **Come lo risolve Narciso: una finestra "Connetti i tuoi canali" con collegamenti guidati**, riservata al Titolare e fatta per sede. | Canale | Cosa si collega | Come | |---|---|---| | **Instagram** | Un profilo Instagram professionale (messaggi diretti e commenti). Non serve una pagina Facebook collegata | Accesso ufficiale Meta su pagina esterna, poi si sceglie il profilo | | **Facebook** | Una pagina Facebook (Messenger e attività della pagina) | Accesso ufficiale Meta | | **WhatsApp Aziendale** | Un numero WhatsApp Business ufficiale Meta (Cloud API), dedicato al gestionale | Accesso ufficiale Meta | | **WhatsApp Personale** | Il numero WhatsApp di sempre, come "WhatsApp Web" dentro il gestionale: si continua a usare anche dallo smartphone | Il **Narciso Hub** della sede mostra un QR da scansionare con il telefono | | **Telegram** | L'account Telegram personale (non un bot) | Numero di telefono, codice ricevuto su Telegram, eventuale password a due passaggi | | **Posta elettronica** | Una casella email (IMAP in ricezione, SMTP in invio) | Indirizzo e password (o "password per le app" se il provider la richiede); Narciso riconosce da solo oltre 170 gestori (Aruba, Libero, Virgilio, Alice/TIM, Register, Zoho, iCloud, GMX e molti altri) e compila server e porte, altrimenti si inseriscono a mano. **Gmail, Google Workspace, Outlook/Hotmail, Microsoft 365 e Yahoo richiederebbero l'accesso tramite pagina sicura, che oggi non è completato: queste caselle, per ora, non si collegano da qui** | | **PEC** | Una casella di posta certificata | Indirizzo, password e parametri del gestore | | **TikTok** | Un account TikTok, solo per pubblicare video e foto | Dalla pagina Social media | - **Tempi**: pochi minuti per canale. I collegamenti Meta si completano entro 10 minuti dall'apertura; il QR di WhatsApp Personale entro 15 minuti. - **Test reale**: per email e PEC il collegamento viene provato davvero (invio e ricezione) prima di salvare. - **Dopo il collegamento** arrivano i messaggi da quel momento in poi; per la posta, il primo scaricamento copre le ultime 24 ore. - **Per sede**: un canale si collega alla sede attiva; per usarlo anche in un'altra sede lo si collega da quella sede con lo stesso account, e Narciso aggiunge la sede senza rifare l'accesso presso il provider. Un account già collegato a un altro salone non può essere "rubato". - **Se un collegamento si interrompe** (per esempio un accesso Meta scaduto o revocato, validità circa 60 giorni) compare un **pallino ambra** su "Collegamenti" e si ricollega con un clic. - **Scollegare** un canale ha conseguenze chiare e spiegate prima di confermare. - **Protezione delle chiavi**: le chiavi di accesso di Facebook, Instagram, WhatsApp Aziendale, TikTok, le sessioni Telegram e le password della posta sono **cifrate (AES-256)**; il modulo non mostra mai le password salvate. **Due WhatsApp, due usi.** WhatsApp Personale porta nel gestionale il numero che il salone già usa e che i clienti già conoscono, ideale per il supporto uno-a-uno e gratuito; WhatsApp Aziendale usa un numero ufficiale Meta dedicato. I due tipi sono canali distinti: scollegare uno non tocca l'altro. --- ## 6.1b Canale per canale: cosa si fa e cosa succede dopo - **Facebook (Messenger).** Serve una pagina Facebook di cui si gestiscono i messaggi. Dopo l'accesso su Meta compare "Scegli la pagina Facebook"; si sceglie e si preme Continua. Nome, foto e chiave di accesso (cifrata) vengono salvati per la sede. Il collegamento alimenta anche il Piano editoriale (cap. 7). - **Instagram.** Serve un profilo Instagram **professionale** (Business); l'accesso è diretto a Instagram e **non richiede più una pagina Facebook**. Compare "Conferma il profilo Instagram" con il solo @nomeutente. Arrivano messaggi diretti e commenti; alimenta anche pubblicazione e statistiche. - **WhatsApp Aziendale.** Serve un account WhatsApp Business su Meta con almeno un numero registrato (non quello riservato alla piattaforma per le verifiche). Compare "Scegli il numero WhatsApp" con nome verificato e numero; Narciso attiva la ricezione dei messaggi su Meta. Le regole di Meta su finestra di 24 ore, modelli e costi restano di Meta. - **WhatsApp Personale.** Serve il Narciso Hub della sede, acceso e in rete. Si scrive il numero (8-15 cifre con prefisso), Narciso lo controlla (massimo 10 verifiche ogni 10 minuti per attività; un numero già collegato a un altro salone Narciso viene rifiutato; se è già collegato a un'altra sede dello stesso salone viene semplicemente condiviso, senza QR). Il Hub genera il QR, si scansiona dal telefono ("Dispositivi collegati") e Narciso verifica che il telefono sia proprio il numero indicato. Se si collega un numero diverso a un Hub già usato da altre sedi, prima chiede conferma perché quelle sedi lo perderebbero. - **Telegram.** Il proprio account personale (non un bot): si inserisce il numero con prefisso, arriva un codice (di solito nella chat ufficiale "Telegram" dell'app, a volte via SMS) e, se c'è la verifica in due passaggi, la password cloud, che **non viene salvata**. La sessione è salvata cifrata. Arrivano le chat singole; gruppi e canali sono ignorati. - **Posta elettronica.** Si inseriscono indirizzo e password; l'indirizzo viene controllato (gli indirizzi temporanei non sono ammessi); Narciso prova il collegamento in invio e ricezione prima di salvare. Dopo il collegamento la posta viene controllata circa ogni 30 secondi; al primo giro si scaricano le mail delle ultime 24 ore, poi solo le nuove. Vengono lette Posta in arrivo e Posta inviata, e le mail di mittenti bannati non vengono scaricate. In ricezione compaiono nella chat dei clienti e dei fornitori; i messaggi automatici di Narciso (ricevute, auguri, recensioni) escono dalla casella collegata alla sede. Se un invio fallisce viene ritentato dopo 5 minuti e ancora una volta, 3 tentativi in tutto. - **PEC.** Stessa procedura della posta, con parametri proposti per la PEC e riconoscimento automatico dei principali gestori (Aruba PEC, Legalmail/InfoCert, Poste e altri). Il test invia davvero un messaggio a se stessi. - **TikTok e Pinterest.** Solo per pubblicare (cap. 7). Le chiavi vengono rinnovate in automatico ogni ora; se il rinnovo non riesce la carta diventa grigia e va ricollegata. **Se un collegamento si interrompe.** Per Facebook e Instagram, quando Meta rifiuta la chiave (cambio password, revoca dei permessi, sessione chiusa) l'account viene segnato come non attivo senza cancellare nulla: compare in tempo reale un **pallino ambra** su "Collegamenti" nella pagina Comunicazioni; si ricollega scegliendo la stessa pagina o profilo e **conversazioni e contatti restano**. Per WhatsApp Aziendale e Personale la carta torna grigia e l'invio mostra l'avviso. Per Telegram, email e PEC non c'è un avviso a video quando la sessione o la password non valgono più: i messaggi smettono di arrivare. **Se si scollega.** Lo scollegamento chiede conferma e vale per la sede attiva. Se il canale è usato solo da quella sede, **vengono eliminati i contatti di quel canale con messaggi e allegati** (e, per Facebook, Instagram e TikTok, anche i post sincronizzati del Piano editoriale); **i clienti in anagrafica non vengono eliminati**, perdono solo la cronologia di quel canale. Sul provider (Meta, Telegram, WhatsApp, la casella di posta) non viene toccato nulla. Se il canale è condiviso con altre sedi, lo scollegamento è parziale: l'account resta attivo per le altre sedi e solo le conversazioni rimaste senza sede vengono eliminate. --- ## 6.2 "Un cliente scrive alle 23: voglio che qualcuno gli risponda" **Il problema.** Il cliente che vuole prenotare e non riceve risposta prenota altrove. Il titolare non può stare incollato al telefono. **Come lo risolve Narciso: la Prenotazione intelligente.** - **Su Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp Aziendale e WhatsApp Personale**, a ogni messaggio del cliente (dopo 5 secondi di pausa, così tre messaggi di fila diventano una sola risposta), l'intelligenza artificiale **capisce l'intenzione**: prenotare, spostare, annullare, ringraziare, oppure semplice chiacchiera. Se non riguarda un appuntamento, il bot **sta zitto** e lascia il messaggio allo staff. - **Non prenota mai direttamente in chat.** Manda al cliente un **link personale monouso**, valido 24 ore, a una pagina di prenotazione pensata per il telefono: il cliente sfoglia il catalogo dei servizi (con prezzo, durata, pubblico, **professionisti abilitati con foto e qualifica**), li mette nel carrello e sceglie **giorno, orario e specialista**, vedendo solo ciò che è davvero disponibile (turni, abilitazioni, appuntamenti già presi). L'orario scelto viene **bloccato per 90 secondi** mentre il cliente compila i dati, così nessun altro lo prende. Alla conferma, l'appuntamento compare in agenda nello stato "in attesa" e il cliente riceve la conferma nella stessa chat. - **Riconoscimento del cliente prima di prenotare.** Se il contatto è già collegato a un cliente in anagrafica, il bot manda subito il link. Se scrive da WhatsApp con un numero già in anagrafica, lo riconosce da solo. Altrimenti chiede "sei già nostro cliente?", cerca per nome e cognome (tollerando piccoli errori), e per proteggere i dati **invia un codice SMS** solo a un numero già presente in scheda, mostrando il numero mascherato; oppure **registra il nuovo cliente** raccogliendo consenso privacy, nome, cognome e genere. - **Modifica e cancellazione**: il cliente può chiedere di spostare o annullare; per cambiare i servizi il link apre la procedura direttamente sul suo appuntamento, verificandolo con il telefono. - **Senza orari di silenzio**: risponde giorno e notte, festivi compresi; la disponibilità viene dai turni del personale. - **Rispetta lo staff**: se un operatore scrive a mano nella conversazione, il bot si ferma. Dopo tre risposte non comprese il bot passa la chat a una persona: in intestazione compare **"Serve un operatore"** e la Segreteria crea il compito. - **Un solo link per volta**: se il cliente ne ha ricevuto uno da meno di 30 minuti, il bot lo rimanda invece di crearne altri. - Le conversazioni lasciate a metà vengono abbandonate dopo 40 minuti di silenzio. --- ## 6.3 "Il cliente non sa che taglio scegliere" **Il problema.** "Vorrei cambiare ma non so cosa mi starebbe bene": una domanda che occupa dieci minuti in salone, e che spesso non finisce in prenotazione. **Come lo risolve Narciso: la Previsione taglio** (si accende dalle Impostazioni, riservata ai clienti registrati). - Quando il cliente esprime un dubbio sul taglio, il bot gli offre aiuto, chiede il **consenso all'analisi del volto con l'AI** e una **foto**: viso ben visibile, a fuoco, buona luce, da solo. - La foto viene controllata (stabilità, nitidezza, isolamento del soggetto, con voto minimo 6 su 10) e se non va bene il bot spiega cosa correggere. - Un'intelligenza artificiale analizza forma del viso, proporzioni, attaccatura, tipo e spessore dei capelli e **sceglie tre tagli** adatti. Poi il sistema **applica ciascun taglio alla foto del cliente** e monta un **breve video** con la copertina del salone, una schermata per ogni proposta e il nome del cliente. - Il cliente riceve in chat un **messaggio di consigli** (con un punto elenco per ogni aspetto analizzato) e il video. Il bot manda un solo video per stagione per cliente. La foto, se manca in anagrafica, diventa la foto del cliente. - I risultati restano salvati fino a fine stagione; il consenso all'analisi del volto è registrato nella scheda cliente. --- ## 6.4 "Voglio più recensioni su Google senza chiederle a voce" **Come lo risolve Narciso: la Gestione recensioni.** - **Richiesta automatica**: ogni ora, per le vendite fatte almeno 24 ore prima, Narciso manda al cliente un messaggio cordiale con il **link per lasciare una recensione sulla scheda Google del salone**, sull'ultimo canale usato dal cliente (altrimenti WhatsApp Personale, altrimenti email). - **Risposta immediata al ringraziamento**: se il cliente scrive "grazie, è stato bellissimo" in chat, il bot risponde subito con il link. - Un'unica richiesta per ogni vendita; una lamentela non fa partire la richiesta. --- ## 6.5 "Dimentico i compleanni, e i clienti si sentono ignorati" **Come lo risolve Narciso: Gestione compleanni e onomastici.** Ogni mattina (08:00 compleanni, 08:05 onomastici) il programma crea per ogni cliente interessato un **codice sconto personale del 15%, valido 30 giorni**, e lo invia con gli auguri sull'ultimo canale usato dal cliente. La promozione compare tra le Promozioni della sede. --- ## 6.5b "Il cliente si dimentica dell'appuntamento" **Come lo risolve Narciso: il promemoria 1 ora prima.** Nella pagina di prenotazione online, sotto l'accettazione della privacy, il cliente trova una casella **facoltativa**: *"Voglio ricevere notifiche e un promemoria 1 ora prima dell'appuntamento, e acconsento al trattamento dei miei dati per comunicazioni e marketing"*. Se la spunta, la sua scheda ottiene il consenso a notifiche e marketing (lo stesso consenso già presente nella scheda cliente). Chi ha già dato il consenso trova la casella **già spuntata** e riceve il promemoria in automatico; se la toglie, il consenso viene revocato. Un'ora prima di ogni appuntamento in attesa o confermato di quei clienti, Narciso manda un messaggio *"Ciao Mario! Ti ricordiamo il tuo appuntamento di oggi alle 15:45 da Barberia Rossi"* con l'elenco dei servizi, sull'ultimo canale usato dal cliente (altrimenti WhatsApp Personale, altrimenti email), dalla sede dell'appuntamento. Una sola volta per appuntamento; se l'appuntamento viene spostato il promemoria riparte per il nuovo orario; se la prenotazione è presa con meno di un'ora di anticipo non parte nulla, perché il cliente ha appena la conferma. --- ## 6.6 Altre cose che Narciso fa da solo | Cosa | Quando | A cosa serve | |---|---|---| | **Promemoria dell'appuntamento** | 1 ora prima dell'appuntamento, ogni minuto un controllo | Solo per i clienti con il consenso a notifiche e marketing: un messaggio con orario, salone e servizi sull'ultimo canale usato (chat o email), non per SMS | | **Ricevuta del Documento Commerciale** al cliente | Subito dopo una vendita con cliente e trasmissione riuscita all'Agenzia delle Entrate | Il cliente riceve il PDF della ricevuta nel suo canale | | **Scadenze fiscali** nello Scadenzario | Ogni notte alle 05:00 | IVA mensile o trimestrale, ritenute e contributi, spostate al primo giorno lavorativo | | **Aggiornamento della scheda Google** | Ogni notte alle 02:00 | Dati e recensioni sempre freschi | | **Aggiornamento dei contatti WhatsApp Personale** | Ogni notte alle 03:00 | Nome e foto dei contatti allineati | | **Chiusura delle transazioni KlimaCard rimaste aperte** | Ogni 5 minuti | Nessun pagamento rimane in sospeso | | **Link di pagamento con carta via SMS** | Quando si genera dalla Cassa | Il cliente paga a distanza | Gli interruttori dell'assistente AI (prenotazione intelligente, previsione taglio, recensioni, compleanni, onomastici) sono indipendenti, valgono per tutta l'attività e li gestisce solo il Titolare. I messaggi del bot compaiono in chat come messaggi in uscita, così lo staff vede sempre che cosa è stato detto al cliente. --- ## 6.7 In sintesi | Problema in salone | Come lo risolve Narciso | |---|---| | Collegare i canali senza un tecnico | Finestra guidata, accesso ufficiale Meta, QR per WhatsApp, riconoscimento automatico di oltre 170 provider email | | Messaggi di prenotazione di notte | Prenotazione intelligente con link personale, blocco dell'orario e conferma in chat | | Cliente sconosciuto che prenota | Riconoscimento con codice SMS o registrazione guidata con consensi | | "Che taglio mi sta bene?" | Previsione taglio: analisi del viso, tre tagli, video personale | | Poche recensioni Google | Richiesta automatica 24 ore dopo la vendita e risposta immediata ai ringraziamenti | | Compleanni dimenticati | Codice sconto personale del 15% e auguri automatici | | Clienti che dimenticano l'appuntamento | Promemoria 1 ora prima per chi ha dato il consenso a notifiche (casella nella pagina di prenotazione) | | Scadenze fiscali dimenticate | Generate ogni notte e ricordate dalla Segreteria |