# Narciso — 4. Contabilità, fornitori, magazzino e promozioni: tenere in ordine soldi, merce e offerte Capitolo del documento per assistenti AI. Indice generale: https://app.narciso.io/llms-full.txt Narciso è un brand di BlackPearl di Davide Perrina (P.IVA 03234070641). Contatti: about@narciso.io Questo capitolo racconta come Narciso aiuta il titolare con la parte meno amata del lavoro: controllare cosa è entrato e uscito, non dimenticare le scadenze, avere sempre il prodotto giusto sullo scaffale e fare offerte che funzionano senza fare conti a mano. --- ## 4.1 "Voglio sapere cosa è entrato e cosa è uscito, senza un gestionale contabile separato" **Il problema.** Tra incassi in cassa, ordini ai fornitori, stampe commissionate e ricariche, il titolare non ha un registro unico. A fine mese si ricostruisce tutto a mano per il commercialista. **Come lo risolve Narciso: Contabilità, scheda Prima Nota.** - Un **registro cronologico unico** di tutto il denaro in movimento, dal più recente: **entrate** (ogni vendita registrata in cassa, di servizi, prodotti o misto) e **uscite** (ordini d'acquisto ai fornitori, stampe del Designer già pagate, ricariche di crediti AI e acquisti di domini). - Per ogni riga: data e ora, tipo (entrata o uscita), chi ha pagato e chi ha incassato, descrizione (con collegamento al dettaglio dell'ordine), **modalità di pagamento** (contanti, bonifico, POS/carta con il nome del terminale, Satispay, PayPal, KlimaCard), numero di fattura, ricevuta di cortesia, **invio all'Agenzia delle Entrate**, stato, importo (in verde per le entrate, in rosso per le uscite), chi e quando ha confermato. - **Scheda dell'ordine** a un clic: fornitore e referente pagato, sede di destinazione, operatore richiedente, condizioni di pagamento, tracciabilità, **prodotti ordinati con quantità, prezzi e IVA**, imponibile, IVA e totale. Gli ordini annullati restano visibili, barrati. - **Ricerca** su tutto lo storico (fornitore, cliente, descrizione, importo) ed **esportazione** in Excel, CSV, JSON e PDF di tutto o solo delle righe scelte, per passare i dati al commercialista. - **Dichiarazione delle vendite all'Agenzia delle Entrate**: dalla Prima Nota il Titolare o il Responsabile può selezionare le vendite ancora "da dichiarare" e trasmetterle; Narciso annota chi le ha dichiarate e quando, e passa lo stato a "Dichiarata" solo se l'Agenzia accetta il documento. Le vendite incassate con lo scontrino elettronico attivo risultano già trasmesse. - Gli importi sono calcolati dai dati veri: l'entrata è l'incassato, al netto di sconti, promozioni e punti; l'uscita è il totale dell'ordine con IVA. --- ## 4.2 "Mi dimentico le scadenze: IVA, F24, fornitori" **Il problema.** Una scadenza dimenticata costa una sanzione. Le scadenze sono sparse tra la posta, il calendario del commercialista e la memoria. **Come lo risolve Narciso: Scadenzario e scadenze automatiche.** - Lo **Scadenzario** elenca ciò che va pagato (o incassato) in una certa data, ordinato per scadenza crescente. - **Gli ordini ai fornitori non ancora pagati entrano da soli**: appena un ordine viene registrato con pagamento posticipato (per esempio dalla Cassa, modalità Paga, con dilazione di 15/30/45/60 giorni), compare con fornitore, importo, metodo e nota sulla dilazione; scompare quando risulta pagato. - **Le scadenze fiscali le prepara Narciso.** Con il regime IVA indicato una volta sola, ogni notte il programma crea la prossima scadenza di: ritenute e contributi dei dipendenti (se c'è personale oltre al Titolare), liquidazione IVA mensile o trimestrale. Le date cadono il 16 del mese (o nelle date trimestrali 16 maggio, 16 agosto, 16 novembre, 16 febbraio) e vengono **spostate al primo giorno lavorativo** se cadono di sabato, domenica o in un giorno festivo. Chi è in forfettario non ha scadenze IVA. - **Segnare una scadenza come pagata** con un clic (Titolare e Responsabile); il Titolare e il Responsabile vedono le scadenze di tutta l'attività. - **La Segreteria te le ricorda**: i pagamenti ai fornitori e le scadenze fiscali compaiono come compiti nella To-Do List nel giorno in cui scadono e finché non sono pagati. --- ## 4.3 "Ordinare, pagare e ritrovare i fornitori" **Il problema.** Fornitori di cosmetici, strumenti, attrezzature: telefono, WhatsApp, email diversi, condizioni di pagamento dimenticate, agenti di commercio con cui parlare. **Come lo risolve Narciso: la pagina Fornitori.** - **Aziende fornitrici** con tutte le informazioni utili in una scheda: ragione sociale, partita IVA e codice fiscale, sede legale, **codice SDI e PEC** per la fatturazione elettronica, sito o portale ordini, **condizioni di pagamento**, **giorni massimi di dilazione**, **metodo di accredito** (bonifico, PayPal, Revolut), intestatario del conto, IBAN e BIC, categoria merceologica (cosmetica, strumenti da taglio, attrezzature elettriche, consumabili e altre). Si può caricare il logo. - **Persone fisiche e referenti**: agenti, referenti commerciali, ma anche persone senza azienda come il proprietario dei locali. Sono i destinatari dei pagamenti in Cassa. - **Storico ordini** in sola lettura: acquisti ai fornitori, stampe commissionate e ricariche di crediti, con importo, stato del pagamento ed esito (pendente, inviato, parziale, ricevuto, pagato, annullato e altri). - **Importazione dai documenti**: biglietti da visita, listini e schede fornitore letti dall'AI per creare le aziende. - Le informazioni del fornitore **lavorano per te in Cassa**: i giorni di dilazione disponibili e i metodi di pagamento proposti dipendono da ciò che hai indicato per quell'azienda e per quel referente. - Ogni sede vede solo i fornitori collegati a sé. --- ## 4.4 "Il magazzino: avere il prodotto giusto, non fermare il lavoro per un prodotto finito" **Il problema.** Il prodotto finisce nel momento peggiore, la merce arrivata non viene caricata, nessuno sa quanto vale lo stock. **Come lo risolve Narciso: la pagina Magazzino, con Servizi, Prodotti e Carico & Scarico.** - **Magazzino separato per sede**: prodotti, servizi e movimenti appartengono alla sede in cui si lavora. - **Scheda prodotto guidata in quattro passi** (articolo, listino, stock, dettagli). Al primo passo Narciso propone **marche, categorie e prodotti da un catalogo di riferimento** con il codice EAN, così non si riscrive tutto; il codice SKU viene proposto da solo. Si indicano prezzo di vendita (IVA inclusa), prezzo di acquisto, **aliquota IVA** (22%, 10%, 5%, 4%, 0%), giacenza iniziale, **scorta di sicurezza**, unità di misura, ubicazione sullo scaffale, **fornitore principale**, lotto, **data di scadenza**, note interne. Un prodotto può essere per la **vendita** o ad **uso interno** (materiale di consumo: non compare nella cassa di vendita, ma si ordina ai fornitori). - **Tabella dei prodotti** modificabile direttamente nelle celle, con **modifica veloce** su tutte le righe. - **Sotto-scorta e scadenze visibili**: la quantità diventa rossa sotto la scorta di sicurezza, e Segreteria crea da sola il compito "Riordina…". Un prodotto scaduto genera "Ritira dallo scaffale…". In Cassa la scheda rapida mostra "N disponibili", "Scorta bassa" o "Esaurito". - **Ordini in arrivo e ricezione della merce.** Un prodotto ordinato mostra "in corso" con il fumetto *Gestione Ordine*: con **Conferma ricezione** si registra la quantità effettivamente arrivata (anche parziale), la giacenza sale, viene scritto un movimento di carico con il riferimento all'ordine e viene **aggiornato il costo medio ponderato** del prodotto. Si può anche annullare la riga di un ordine. - **Registro Carico & Scarico**: ogni variazione di giacenza è tracciata con data, tipo (carico, scarico, restock, inventario, prenotazione, rilascio), prodotto, quantità, **stock prima e stock dopo** e motivo. La giacenza non scende mai sotto zero. - **Registrazione e inventario con il lettore di codici a barre** (tramite Narciso Hub): si passano i prodotti davanti al lettore e si compongono carichi, scarichi o conteggi d'inventario con la differenza rispetto al sistema; un codice sconosciuto non diventa mai un prodotto finto: si associa a un prodotto senza EAN o si crea al volo con i dati veri, altrimenti il salvataggio si ferma e avvisa. - **Listino servizi** con categoria (capelli, barba, trattamenti, colore, combo, estetica, massaggi e altre), **durata, tempo di posa e buffer di pulizia/sanificazione**, **postazioni coinvolte**, **operatori abilitati**, prezzo e IVA, **punti fedeltà** assegnati, target di clientela (tutti, solo donna, solo uomo, solo bambini: serve al bot e alla prenotazione online per proporre i servizi giusti), servizio **a domicilio** sì/no, **visibile online** sì/no (un servizio nascosto online non compare nel catalogo di prenotazione e non si può prenotare dal link). Si importa un listino da un documento con l'AI. --- ## 4.5 "Voglio fare offerte che funzionano, senza fare conti" **Il problema.** Una promozione fatta a voce non è tracciabile: chi l'ha usata, quante volte, su cosa, fino a quando. **Come lo risolve Narciso: la pagina Promozioni.** - **Procedura guidata in tre passi**: dati dell'offerta (sconto percentuale, sconto fisso in euro, prodotto omaggio, servizio omaggio); applicabilità (tutto lo scontrino, prodotti specifici, servizi specifici, **combo** pacchetto prodotti+servizi); evento correlato (compleanno, onomastico, Natale, San Valentino, Festa della donna, Pasqua e altri) e **cliente dedicato**; limiti e validità (spesa minima, numero massimo di utilizzi, date di inizio e fine: salvati già alla creazione). - **Codice generato dal programma** a otto caratteri, senza caratteri ambigui (nessuna I, O, 0, 1), che il cliente comunica alla cassa. La promozione appare nell'elenco con codice, valore, utilizzi e scadenza e si può attivare, disattivare o eliminare. - **In Cassa il codice viene verificato da solo**: valido, scaduto, esaurito, non ancora iniziato, riservato a certi clienti, spesa minima, applicabile ai prodotti o ai servizi nel carrello, combo completo. - **Importa una promozione da un volantino**: l'AI legge il documento e crea la promozione. - **Promozioni automatiche di compleanno e onomastico**: ogni mattina un codice personale del 15%, valido 30 giorni, creato e inviato al cliente con gli auguri. - Il contatore **Utilizzi** di ogni promozione si aggiorna a ogni vendita; le promozioni sono per sede. --- ## 4.6 In sintesi | Problema in salone | Come lo risolve Narciso | |---|---| | Soldi sparsi tra cassa, fornitori e carta | Prima Nota unica, esportabile per il commercialista | | Vendite da dichiarare al Fisco | Dichiarazione guidata, o trasmissione automatica con lo scontrino elettronico | | Scadenze IVA, F24, contributi | Generate da Narciso, spostate al primo giorno lavorativo, ricordate dalla Segreteria | | Pagare i fornitori in ritardo | Dilazioni nel Paga, ordini non pagati nello Scadenzario e nella To-Do List | | Prodotto finito, merce non caricata | Scorta minima con avviso, ricezione ordini, lettore barcode | | Costi non noti | Costo medio ponderato aggiornato a ogni ricezione | | Offerte non tracciate | Promozioni con codice, limiti, validità e contatore degli utilizzi |