# Narciso — 2. Agenda, appuntamenti e cassa: il lavoro di ogni giorno in salone Capitolo del documento per assistenti AI. Indice generale: https://app.narciso.io/llms-full.txt Narciso è un brand di BlackPearl di Davide Perrina (P.IVA 03234070641). Contatti: about@narciso.io Questo capitolo racconta il cuore operativo di Narciso: ciò che il titolare, il responsabile e gli operatori usano dal mattino alla chiusura. Per ogni situazione c'è il problema reale e la soluzione, con le funzioni che la rendono possibile. --- ## 2.1 "Ho bisogno di vedere la giornata e la settimana a colpo d'occhio, senza sovrapposizioni" **Il problema.** Un'agenda di carta o un foglio condiviso non sanno chi è in turno, non impediscono di assegnare due clienti alla stessa persona alla stessa ora e non dicono se la postazione è libera. **Come lo risolve Narciso: l'agenda (pagina Appuntamenti).** - **Due viste.** Vista settimana (lunedì-domenica, una colonna per giorno) e vista giorno (una colonna per ogni collaboratore attivo). Da una vista all'altra con un clic sul giorno. Un mini-calendario permette di saltare a qualsiasi settimana, passata o futura, e "Torna a oggi" riporta al presente. - **Colore per collaboratore.** Ogni persona dello staff ha il suo colore; una "pillola" per collaboratore permette di filtrare la settimana sugli appuntamenti di una sola persona. - **I turni sono lo sfondo.** Sulla griglia si vedono dietro agli appuntamenti i turni del personale (tratteggio per una persona, colore mescolato quando lavorano più persone insieme). Con il tasto destro su un turno si apre "Personale disponibile": chi è presente in quella fascia e un collegamento diretto per modificare i turni. - **Una griglia a fasce di 10 minuti** dalle 7:00 alle 22:00, con una linea rossa che segna l'ora attuale. Cliccando una fascia libera si crea l'appuntamento con data e ora già impostati. - **Ogni appuntamento è una card** con orario, cliente e un'icona di stato: in attesa, confermato, completato, annullato, assente. La durata della card è la somma, per ciascun servizio, di durata, tempo di posa e tempo di pulizia. - **Appuntamenti sovrapposti** per lo stesso orario vengono affiancati nella griglia. Un appuntamento con più specialisti (taglio con uno, colore con un altro) compare come una card per ciascun specialista. - **Si aggiorna da solo.** Una prenotazione fatta dal bot, dal link di prenotazione o da un collega compare senza ricaricare la pagina, così nessuno lavora su dati vecchi. **Spostare e riassegnare con il mouse.** Si trascina la card su un'altra fascia (sposta) o su un collaboratore (riassegna). Mentre si trascina un suggerimento indica dove cadrà l'appuntamento; portando il mouse ai bordi si passa alla settimana successiva o precedente senza lasciare la card. Al rilascio Narciso controlla in pochi istanti che il collaboratore di destinazione sia **abilitato ai servizi, in turno e libero**, e che la postazione non sia già occupata; altrimenti l'appuntamento resta dov'era e il motivo è spiegato. Non si possono creare né portare appuntamenti nel passato. --- ## 2.2 "Prenotare deve richiedere pochi secondi e non produrre errori" **Il problema.** Per fissare un appuntamento bisogna sapere chi è libero, chi sa fare quel servizio, se c'è la postazione adatta e se i prodotti richiesti sono in magazzino. Fare questi controlli a mente è la fonte di quasi tutti gli errori di agenda. **Come lo risolve Narciso: una finestra guidata a sei pannelli che sblocca un passo alla volta.** 1. **Cliente**: ricerca per nome, cognome, email, telefono, codice fiscale o numero tessera (anche più parole); si può creare un nuovo cliente senza uscire dalla finestra e viene selezionato da solo. 2. **Prodotti / Servizi**: si scelgono uno o più servizi e, se serve, prodotti con quantità. I prodotti vengono **riservati a magazzino** fino al completamento o all'eliminazione. Si possono scegliere solo prodotti per un semplice "ritiro" (15 minuti). Si può anche creare al volo un servizio o un prodotto nuovo. 3. **Calendario**: i giorni in cui nessuno specialista abilitato è disponibile sono **barrati**. Mai un falso "è tutto libero": se la verifica non riesce, tutti i giorni risultano non selezionabili con un avviso. 4. **Orario**: ogni quarto d'ora, con inizio e fine calcolati dai servizi scelti; gli orari senza una combinazione valida di specialisti sono barrati. 5. **Staff**: Narciso propone chi può eseguire i servizi in quell'orario (abilitato, assegnato alla sede, in turno, libero). Se una sola persona riesce a fare tutti i servizi scelti di seguito, è un'unica scelta; altrimenti propone più specialisti in sequenza (con attese fra un servizio e l'altro entro 15 minuti). 6. **Postazione o Domicilio**: le postazioni libere sono raggruppate per tipo richiesto dai servizi. Se tutti i servizi e tutti gli specialisti scelti lo consentono compare anche l'opzione **Domicilio**: si sceglie l'indirizzo del cliente e Narciso impedisce due appuntamenti a domicilio sovrapposti allo stesso indirizzo. **Controlli finali al salvataggio**: stock sufficiente, nessun conflitto di postazione, indirizzo, collaboratore o orario, nessuna prenotazione nel passato. Se un collega ha salvato nel frattempo lo stesso appuntamento, Narciso lo segnala invece di sovrascrivere in silenzio. **Modificare ed eliminare.** Si modifica dalla scheda; il prezzo viene ricalcolato dal listino attuale. Un appuntamento già incassato non si può eliminare per errore: prima va eliminata la vendita in cassa. --- ## 2.3 "Voglio sapere tutto del cliente prima che si sieda" **Il problema.** Il cliente arriva e il barbiere non ricorda se è abituale, se ha allergie, che note tecniche aveva la volta scorsa. **Come lo risolve Narciso: la Scheda appuntamento.** Un clic sulla card apre un riepilogo con: - **Testata** con nome, telefono, età, se è cliente "abituale" o nuovo e quale visita è. - **Quattro dati chiave**: ora e durata, collaboratore, servizi con prezzo, tipo di cliente. - **Striscia di allerta per allergie e patologie cutanee**: pillole rosse per le allergie e ambra per le patologie, prese dalla scheda cliente, visibili prima di iniziare il servizio. - **Note dell'appuntamento e note tecniche** del cliente (per esempio formule e preferenze). - **Stato dell'appuntamento** modificabile con un clic: in attesa, confermato, assente, annullato. Segnare un cliente **assente o annullato libera subito i prodotti riservati e lo slot in agenda**. Riportarlo in agenda lo rivalida come una nuova prenotazione. - **Annulla**, **Modifica** e **Checkout**. **Checkout: dal servizio all'incasso senza ribattere nulla.** Il pulsante apre la Cassa con il cliente già selezionato e tutti i servizi e i prodotti dell'appuntamento già nello scontrino. L'appuntamento diventa "Completato" da solo quando in cassa si registra l'incasso. --- ## 2.4 "Incassare deve essere veloce, in regola e senza errori di cifre" **Il problema.** Alla cassa si accumulano mille piccole incombenze: sconti, prodotti venduti con il servizio, pagamenti con metodi diversi, scontrino da emettere, magazzino da scaricare, punti da accreditare. Gli errori costano denaro e rischiano sanzioni. **Come lo risolve Narciso: la Cassa a tre modalità.** - **Riscuoti**: vendite ai clienti. Tre colonne: clienti (con ricerca), prodotti e servizi (con foto, prezzo, quantità, filtro Tutti/Prodotti/Servizi, scheda rapida con disponibilità, scheda tecnica e suggerimenti "potrebbe interessarti anche"), e lo scontrino. Se il cliente non c'è, la vendita è anonima ("Cliente al banco"). - **Voce non inventariata**: una calcolatrice integrata per incassare una mancia o un prodotto fuori catalogo, senza fermare la cassa. - **Lettore di codici a barre**: collegato al Narciso Hub e messo in modalità Cassa, ogni lettura aggiunge il prodotto allo scontrino; un codice sconosciuto apre la calcolatrice. - **Codice sconto**: si scrive il codice e Narciso verifica da solo date, spesa minima, limiti di utilizzo, clienti dedicati, validità per i prodotti o servizi nel carrello e combo. Lo sconto compare come riga "Sconto Promo". - **Metodi di pagamento**: contanti; **carta con il lettore SumUp Solo** (l'importo parte sul lettore); **Satispay** (QR o numero di telefono del cliente); **KlimaCard** (terminale POS collegato a Stripe); **Messaggio** (un link di pagamento Stripe inviato al cliente su WhatsApp); **Altro** (bonifico). - **Vendita registrata solo se il pagamento riesce.** Con carta, Satispay e KlimaCard la vendita nasce solo quando il pagamento va a buon fine; se il cliente non paga, o si annulla, non resta nessuna vendita fantasma. Il controllo avviene sul server ogni due secondi. - **Controlli di coerenza.** Il totale mostrato viene confrontato con la somma delle righe e rifiutato in caso di differenza; l'IVA è calcolata riga per riga con l'aliquota di ciascun prodotto o servizio; il regime forfettario è riconosciuto (nessuna IVA a video). - **Quello che succede al momento dell'incasso**: la giacenza dei prodotti scende e ogni prodotto ha il suo movimento di scarico; il cliente vede aggiornati totale speso e ultima visita; vengono assegnati i punti fedeltà; vengono registrate le promozioni applicabili; il **Documento Commerciale** viene inviato all'Agenzia delle Entrate. Se due operatori vendono l'ultimo pezzo, il secondo riceve un errore e la giacenza non va mai sotto zero. - **Un doppio clic non registra due vendite**: il pulsante resta spento durante l'incasso. - **Pagamenti in sospeso sotto controllo**: ogni pagamento avviato dalla Cassa (link su WhatsApp, lettore SumUp, Satispay, KlimaCard) compare subito nello Storico transazioni come "in attesa di pagamento", si aggiorna da solo (pagato, scaduto, annullato, non riuscito…) e si può **annullare** con un clic: il link viene fatto scadere, il lettore fermato, il terminale liberato. - **Rimborsi gestiti per intero**: quando una carta viene rimborsata, anche solo in parte, la vendita passa a "rimborsato" o "rimborso parziale"; **punti fedeltà e totale speso del cliente scalano in proporzione**, i prodotti tornano a magazzino nel rimborso totale, e se lo scontrino elettronico era stato trasmesso il **reso viene comunicato all'Agenzia delle Entrate**. **Scontrino elettronico (Documento Commerciale).** Attivabile con una procedura guidata di sette passi: ambiente (prova oppure produzione), dati dell'azienda, sede, credenziali dell'Agenzia delle Entrate (Fisconline/Entratel), notifiche e riepilogo. Gli scontrini di prova non hanno valore fiscale; in produzione la conferma delle credenziali avviene in modo asincrono e si può continuare a lavorare nel frattempo. Dopo l'attivazione **ogni vendita viene trasmessa in tempo reale, senza registratore di cassa fisico e senza chiusura giornaliera manuale**, e il cliente riceve il documento in PDF. Chi preferisce lo scontrino fisico può prenotare l'integrazione con un registratore telematico. **Attivazione assistita.** Per myPOS, Axerve, Nexi, Satispay, SumUp e per lo scontrino fisico, l'attivazione si fa con un operatore Narciso in **videochiamata gratuita**, prenotabile direttamente dalla cassa (dal lunedì al venerdì, fasce da 30 minuti). Stripe si collega con la procedura ufficiale Stripe Connect. --- ## 2.5 "Devo pagare i fornitori e tenerne traccia" **Il problema.** Gli ordini ai fornitori si fanno al telefono o su WhatsApp, e poi nessuno ricorda cosa è stato ordinato, quando va pagato e con quale metodo. **Come lo risolve Narciso: la modalità Paga della Cassa.** - Si sceglie il **referente commerciale** del fornitore (le persone inserite nella pagina Fornitori); lo scontrino mostra azienda, dati e metodo di accredito. - Si compone l'ordine con i prodotti di quel fornitore (oppure con voci personalizzate), si sceglie il metodo coerente con ciò che il referente accetta (bonifico/SEPA, PayPal, carta/POS, contanti). - **Pagamento istantaneo** o **dilazionato** (15, 30, 45 o 60 giorni, entro il massimo concordato con ogni azienda). Con la dilazione l'ordine entra nello Scadenzario di Contabilità e nella To-Do List della Segreteria. - La modalità Paga **registra l'ordine e la ricevuta** (con IBAN, intestatario e BIC); il bonifico vero e proprio si esegue fuori dal programma. L'ordine mette i prodotti "in arrivo" a magazzino. La registrazione è riservata a Titolare e Responsabile. --- ## 2.6 "Voglio premiare i clienti fedeli, senza carte da timbrare" **Il problema.** Le tessere di carta si perdono e nessuno sa quanti punti ha un cliente. **Come lo risolve Narciso: la modalità Fedeltà.** - Si sceglie il cliente (il saldo punti è visibile accanto al nome), si sceglie un **premio attivo** (con foto, nome e costo in punti) e si preme **Converti**. - Il programma verifica che il saldo sia sufficiente e scala i punti; il saldo si aggiorna subito. Se il saldo non basta, il pulsante resta spento. - **I punti si guadagnano pagando** (somma dei punti assegnati a servizi e prodotti della vendita, con almeno un servizio e solo per i clienti con carta) e **vengono tolti se la vendita viene annullata**. --- ## 2.7 In sintesi: i problemi di ogni giorno risolti da questa parte di Narciso | Problema in salone | Come lo risolve Narciso | |---|---| | Due clienti alla stessa ora con la stessa persona | La finestra di prenotazione propone solo specialisti abilitati, in turno e liberi; il trascinamento controlla gli stessi vincoli | | Dimentico allergie e note tecniche | Striscia di allerta e note nella scheda appuntamento | | Prodotto venduto che non c'è più | Prodotti riservati all'appuntamento e giacenza che non scende mai sotto zero | | Lavoro ripetuto tra agenda e cassa | Checkout: cliente e voci passano in cassa in un clic | | Cliente che non si presenta | Stato "assente" che libera slot e prodotti riservati | | Scontrino e Fisco | Documento Commerciale trasmesso all'Agenzia delle Entrate a ogni vendita | | Incassi con carta incerti | Vendita registrata solo a pagamento riuscito (SumUp, Satispay, KlimaCard/Stripe, link su WhatsApp) | | Premi e promozioni | Codici sconto verificati dal programma; punti fedeltà e premi convertibili in cassa | | Ordini ai fornitori | Modalità Paga con ricevuta, dilazioni e scadenze automatiche |